A sikeres delegálás 8 PONTJA

2019. november 15.

„Ha vezetőként néhány, apró dolgot szeretnél jól elvégezni, akkor csináld magad! De ha jelentős és nagy horderejű dolgokat szeretnél véghezvinni, akkor tanuld meg a feladatot és a felelősséget átruházni!” – tanácsolja John. C. Maxwell, a Developing the Leaders Around You című könyvében. Ez azonban nem minden esetben megy könnyen…

Néha túlzottan ragaszkodunk a faladatokhoz, a megszokott dolgokhoz, idegenkedünk az újfajta utaktól, vagy egyszerűen csak nem akarunk másokat „dolgoztatni”.  Ha több feladatot és felelősséget ruházunk át, az növeli a termelékenységet, javítja a munkamorált és emeli az elkötelezettséget; ezek pedig jelentősen befolyásolják a szervezeti kultúrát. Ezzel egybehangzóan egy 2015-ös Gallup tanulmány 143 vezérigazgató képességét vizsgálva megállapította, hogy azok a vállalatok, ahol a vezetők hatékonyan átruházzák a feladataik egy részét, gyorsabban növekednek, több jövedelmet termelnek, és több munkahelyet teremtenek.

Eli Broad, a The Art of Being Unreasonable könyvében kifejti, hogy ha a szenior vezetők nem ruháznak át feladatokat, akkor a szervezeti kultúra zavart szenved. Szerinte a feladatok átruházásához szükséges adottságok és képességek hiánya a szenior menedzsereknél tapasztalható legnagyobb problémák egyike.

8 tanács a sikeres delegálás érdekében

A feladatok „továbbadása”, a delegálás nem minden esetben megy zökkenőmentesen. A következőkben 8 pontba szedve összefoglaljuk az eredményes feladatmegosztáshoz/delegáláshoz szükséges tippeket, amik hozzásegítik a vezetőket a sikeres feladatátruházáshoz, és a következményes sikerhez.

  1. A megfelelő személyt kell megtalálni az adott feladatra. Ez nem jelenti automatikusan azt, hogy olyan személyt kell találni, akkor már most képes a feladat elvégzésére. Fel kell tenni a következő kérdéseket: Kinek szükséges fejlesztenie képességeit? Kinek van fölös kapacitása? Ki mutat érdeklődést a feladat iránt? Ki az, aki kész az új kihívásra? Ki tekintene a megbízásra elismerésként? A sikeres főnökök magyarázatot tudnak adni arra, hogy miért az adott személyt bízták meg a feladattal.
  2. A sikeres vezetők egyértelműen meghatározzák a megbízott személyek felelősségi körét és autonómiájuk mértékét. A feladattal ellátott személy vagy team minden tagja pontosan tudja, hogy meddig terjed az önállósága és mi az, ami már nem a saját hatáskörébe tartozik.
  3. Szükséges a kívánt eredmények részleteiben történő ismertetése. Ez magában foglalja az elvárások világos módon való megfogalmazását a megbízás kimenetelét illetően, továbbá az adott feladat pozícionálását egy átfogó projektben, illetve a sikeresség mérését szolgáló kritériumok ismertetését is.
  4. A vezetők ideális esetben megbizonyosodnak arról, hogy a team tagjai számára a megbízás ellátáshoz szükséges források rendelkezésre állnak, legyen szó akár szakmai képzésről, akár anyagi fedezetről, akár időről vagy más kollégáktól kapott segítségről.
  5. A delegáló személyek ellenőrzési pontokat, ún. mérföldköveket iktatnak be a folyamatba a visszajelzések kezelésére,- mindez a hiányos mértékű iránymutatás és a túlszabályozás elkerülését egyaránt szolgálja.
  6. Ösztönözni szükséges a megbízott személy vagy csapat tagjainak új, kreatív ötleteit, mert ezek a feladat elérését szolgálják. Fontos, hogy a vezetők félretegyék megrögzöttségüket és ragaszkodásukat a múltbeli munkafolyamatok elvégzésének módjához, és képesek legyenek elfogadni, felismerni és jutalmazni az új megközelítéseket.
  7. Motiváló környezetet kell létrehozni. A sikeres vezetők tudják, hogy mikor kell szurkolniuk, trénerként fellépniük, beavatkozniuk, visszalépniük, elvárásokat felállítaniuk, elérhetővé válniuk és a sikert megünnepelniük.
  8. Tolerálni kell a kockázatvállalást és a hibákat, és úgy kell azokra tekinteni, mint fejlődési lehetőségekre, nem pedig mint annak a bizonyítékára, hogy inkább mégsem kellett volna másokra ruházni a feladatot (amit mi jobban elvégeztünk volna?).

Vagyis a feladatok átruházása segíti a vezetőket abban, hogy maximalizálják erőforrásaikat, biztosítva azt, hogy a legjelentősebb feladatokra összpontosíthassanak, és a lényeges dolgok valóban prioritást élvezhessenek. A sikeres delegálás mindemellett elősegíti a csapat tagjainak fejlődését, és egy olyan szervezeti kultúra megteremtéséhez járul hozzá, ahol a feladatok megosztása, a delegálás nem csak remélt, hanem a mindennapokba ténylegesen és szervesen beépült tényező.

(Forrás: hbr.org)

Segítség