Túlméretezett meetingek?

2019. augusztus 08.

A programfüzettől az előadók sorrendjéig elterveztünk mindent. Egy dolgon mégis gyakran átsiklunk, ez pedig a jelenlévők listája. Előfordul, hogy egyszerűbbnek tűnik egy vagy több teamet is meghívni pusztán azért, hogy biztosítsuk a megfelelő személy megjelenését, és egyúttal elkerüljük azt, hogy sértődést váltsunk ki egy meg nem hívottnál. Mindez azonban súlyos gondokhoz vezethet: egyesek nem tudnak majd érdemben hozzájárulni a meeting célkitűzéseihez és elégedetlenek lesznek, mások nem releváns módon próbálnak abban részt venni, illetve néhányan érezhetik úgy, hogy csak az idejüket pazarolják

Mi történjen, ha felismerjük, hogy túl sok résztvevő ül a teremben? Íme, néhány lehetséges módszer a korrekcióhoz:

A „8-18-1800” szabály

Az egyik lehetőség a „8-18-1800”-as iránymutatás követése, ami a megbeszélés létszámát annak céljához igazítja (vagy fordítva, ha túl sok a meghívott, akkor a megbeszélés célja változhat meg).

Amennyiben egy problémára keresünk megoldást vagy döntéshozatalra van szükség, nem szabad 8 főnél többet meghívni. Ezzel szemben egy brainstorming értekezleten 18 fő is aktívan szerepet tud vállalni, míg akár 1800 résztvevője is lehet egy információt megosztó, újdonságokat közlő konferenciának. Ezt a technikát követve, ha egy megbeszélés túl nagy létszámú a tervezett döntéshozatali célhoz, akkor az brainstorminggá alakítható. A megbeszélés napirendi pontjainak átdolgozása tehát segítséget nyújthat az összejövetel értékteremtő céljának fenntartásában.

Egy nagy helyett több kisebb csoport

A túlméretezettre sikerült megbeszélések résztvevőinek kisebb csoportokra osztása szintén sikeres menedzselési technika lehet – különösen akkor, ha túl sokan szeretnének részt venni a megbeszélések vitáiban. A kiscsoportos megbeszélés végén mindegyik kisebb csoport egy-egy képviselője lényegre törően beszámolhat a megbeszélésük továbblépést célzó mozzanatairól, és ismertetheti azt az összes résztvevővel.

Ez a stratégia egyben kiváló alkalmat kínál akár a vezető látásmódjának formálására és fejlesztésére is. Előfordult például, hogy egy igazgató a nagy létszámú csoportot kisebb csoportokra osztotta annak érdekében, hogy mindegyik alcsoportban 20 percen belül legalább egy megvalósítható megoldás szülessen a céget érintő valamely problémára. Azonban a vezető nem adott speciális utasításokat a kisebb csoportok munkáját illetően. Az újonnan szervezett alcsoportoknak így először ki kellett dolgozniuk a csoporton belüli hatékony együttműködési technikát. A kis csoportokban számos javaslat született, és mindez jelentős „plusz” tapasztalattal is szolgált. Az egyes csoportok problémamegközelítési és -megoldási technikáinak boncolgatásával ugyanis további hasznos elemekre világíthatunk rá.

Rövidítés vagy törlés

Egy túlméretezett megbeszélés menedzselésének további lehetséges kezelési módja annak rövidítése vagy törlése. Hasznos lehet például egy 60 perces megbeszélés 30 percesre rövidítése, ami még lehetővé teszi, hogy a megbeszélés összes kulcsfontosságú pontját érintsük.

Ha a fentiekben említett módszerek ellenére úgy érezzük, hogy a túlméretezett megbeszélés időpazarlásnak minősül, és a meghívottak részvételének visszautasítása nem lehetséges, akkor fontolóra kell venni az egész megbeszélés törlését. A későbbiekben bármikor adódhat lehetőség egy kisebb méretű találkozó megszervezésére. A teljes program lemondása csak akkor lehet célravezető, ha idejében történik, és ezzel azoknak a meghívottaknak sem okozunk kellemetlenséget, akik az odautazásukat akár már meg is kezdhették. Emellett tekintettel kell lenni arra, hogy a kitűzött program rendszeres lemondása csorbát ejthet a vezetőség hírnevén, így ezt a stratégiát csak nagyon ritkán szabad alkalmazni.

 (Forrás: hbr.org)

Segítség